PROCEDURA ZGŁASZANIA INFORMACJI O NARUSZENIACH PRAWA

DEALAVO SP. Z O.O.

Celem procedury jest: 

− stworzenie regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń, 

− ochrona osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości, 

− ochrona miejsca pracy poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości, 

− poprawa społecznej percepcji działań osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości, 

− propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności. 

Rozdział I 

Postanowienia ogólne 

§ 1. 

1. Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń, zwana dalej Procedurą, powstała w odpowiedzi na Ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów i określa wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w DEALAVO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie. 

2. Zgodnie z art. 3. ust. 1 Ustawy naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji; 

2) zamówień publicznych; 

3) usług, produktów i rynków finansowych; 

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 

6) bezpieczeństwa transportu; 

7) ochrony środowiska; 

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 

9) bezpieczeństwa żywności i pasz; 

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt; 

11) zdrowia publicznego; 

12) ochrony konsumentów; 

13) ochrony prywatności i danych osobowych; 

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

2. Każdy pracownik, bez względu na zajmowane stanowisko, wymiar czasu pracy i rodzaj wykonywanej pracy, przed dopuszczeniem do pracy zapoznaje się z treścią Procedury i fakt ten potwierdza własnoręcznym podpisem pod oświadczeniem, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.

§ 2. 

Ilekroć w Procedurze jest mowa o: 

1) Spółce – rozumie się przez to DEALAVO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie; 

2) sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, jak również klienta i kontrahenta Dealavo Sp. z o.o., którzy dokonują zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście współpracy ze Spółką;

3) zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji wewnętrznych i zewnętrznych; 

4) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa; 

5) komisji – rozumie się przez to komisję odpowiedzialną za prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia; 

6) postępowaniu wyjaśniającym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem; 

7) kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia; 

8) działaniu odwetowym – rozumie się przez to działania, które prowadzą do pogorszenia sytuacji sygnalisty, wyrządzają mu krzywdę lub szkodę oraz zostały podjęte w związku z dokonanym zgłoszeniem; 

9) naruszeniu prawa – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące. 

Rozdział II 

Dokonywanie zgłoszeń 

§ 3. 

1. Zgłoszenia mogą być dokonywane za pośrednictwem następujących kanałów wewnętrznych: 

1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: whistleblowers@dealavo.com;

2) pocztą tradycyjną na adres: DEALAVO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Włodarzewska 33/6, 02-384 Warszawa, z dopiskiem na kopercie: „NIE OTWIERAĆ – zgłoszenie nieprawidłowości”;

3) telefonicznie na numer telefonu: +48 578 297 555, obsługiwany przez Koordynatora ds. zgłaszania nieprawidłowości;

4) na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy, lub protokołu ze spotkania.

2. Poprzez zgłoszenia zewnętrzne należy rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu, Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

3. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności: 

1) dane osobowe zgłaszającego (nie dotyczy zgłoszeń anonimowych); 

2) datę i miejsce zdarzenia naruszającego prawo; 

3) szczegółowy opis zdarzenia naruszającego prawo. 

4. Zgłoszenie może mieć charakter: 

1) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia; 

2) poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu; 

3) anonimowy, gdy w żaden sposób nie można zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia. 

5. Wzór formularza zgłoszenia stanowi Załącznik nr 2 do Procedury. 

6. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. 

Rozdział III 

Rozpatrywanie zgłoszeń 

§ 4. 

1. Zgłoszenia rejestrowane są u Koordynatora ds. zgłaszania nieprawidłowości, zgodnie z §7, którą to funkcję w Dealavo Sp. z o.o. pełni Head of HR & Office, na podstawie pisemnego upoważnienia Zarządu Spółki.

2. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. 

3. Koordynator ds. zgłaszania nieprawidłowości dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych. 

4. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki. 

5. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu. 

6. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy. 

7. Wyniki przedstawiane są sygnaliście w terminie do 1 miesiąca. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 3 miesięcy, o czym należy poinformować sygnalistę. 

8. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności, może zostać uznane za: 

1) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub inne konieczne działania; 2) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie. 

Rozdział IV 

Zakaz działań odwetowych 

§ 5. 

1. Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze sygnalisty dokonującego zgłoszenia, będą traktowane jako naruszenie zasad niniejszej Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej pracownika z pracodawcą, a także rodzić odpowiedzialność przewidzianą na gruncie powszechnie obowiązującego prawa. 

2. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a który doświadczył jakichkolwiek działań odwetowych, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania, powinien niezwłocznie powiadomić koordynatora ds. zgłaszania nieprawidłowości o zaistniałej sytuacji. Jeżeli analiza zgłoszenia potwierdzi jego zasadność, Spółka podejmuje odpowiednie działania mające na celu ochronę sygnalisty. 

Rozdział V 

Dane osobowe 

§ 6. 

1. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w związku z postępowaniem dotyczącym zgłoszeń naruszeń przepisów prawa oraz ochrony osób zgłaszających jest Spółka. 

2. Administrator zapewnia kontakt we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem poprzez adres email: whistleblowers@dealavo.com lub pisemnie na adres korespondencyjny administratora. 

3. Przetwarzanie danych osobowych następuje w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym. 

4. Każde zgłoszenie przekazane w trybie określonym w niniejszej Procedurze, wraz z danymi dotyczącymi sygnalisty lub danymi mogącymi umożliwić jego identyfikację, ma charakter poufny. 

5. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić komisję. Komisja zobowiązana jest podjąć działania mające na celu ochronę sygnalisty. 

6. Tożsamość sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom. Tożsamość sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań lub za wyraźną zgodą sygnalisty.

7. Zgodnie z art. 8 ust.8 Ustawy dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział VI 

Rejestr zgłoszeń 

§ 7. 

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego. 

2. Rejestr zgłoszeń zawiera co najmniej: 

1) dane kontaktowe sygnalisty (nie dotyczy zgłoszeń anonimowych); 

2) wszystkie szczegółowe informacje posiadane na temat zgłoszenia; 

3) przebieg procesu analizy i rozpatrzenia zgłoszenia; 

4) osoby biorące udział w procesie analizy i rozpatrzenia zgłoszenia; 

5) informacje o podjętych i zastosowanych działaniach następczych. 

3. Wzór rejestru zgłoszeń stanowi Załącznik nr 3 do Procedury. 

4. Rejestr zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dokumenty i informacje zebrane w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia zgłoszenia przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział VII 

Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych 

§ 8. 

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszej Procedurze, w szczególności gdy: 

1) w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w niniejszej procedurze Spółka nie podejmie działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej; 

2) sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody; 

3) dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe; 

4) w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Spółkę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Spółką a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Spółki w naruszeniu prawa. 

2. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony przewidzianej w Ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia.

Rozdział VIII 

Postanowienia końcowe 

§ 9. 

1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Spółka. 

2. Koordynator ds. zgłaszania nieprawidłowości jest odpowiedzialny za zapoznanie wszystkich pracowników Spółki z postanowieniami Procedury. 

3. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości pracownikom Spółki, w sposób zwyczajowo przyjęty. 

Załącznik nr 1. Oświadczenie

………………………………..

……………………………………

           (imię i nazwisko)

……………………………………

……………………………………
            (dane adresowe)

Oświadczenie

Niniejszym oświadczam, że zapoznałam/-em się z Procedurą zgłaszania informacji o naruszeniach prawa w Dealavo Sp. z o.o.

………………………………………………………….

    (data, podpis)

Załącznik nr 2. Wzór zgłoszenia

Wzór zgłoszenia 

1. Imię i nazwisko

……………………………………………………………………………………………………………

2. Stanowisko lub funkcja (jeśli dotyczy)

……………………………………………………………………………………………………………

3. Data oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub data i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowościach …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4. Opis sytuacji lub okoliczności, które doprowadziły lub mogą doprowadzić do wystąpienia nieprawidłowości ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 

5. Wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie 

……………………………………………………………………………………………………………

6. Wskazanie ewentualnych świadków

……………………………………………………………………………………………………………

7. Wskazanie ewentualnych dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 

……………………………………………………………………… 

(data i czytelny podpis osoby dokonującej zgłoszenia) 

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych sygnalisty 

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z przepisów RODO, informujemy, że: 

1. Administratorem Pani/ Pana danych osobowych jest DEALAVO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Włodarzewska 33/6, 02-384 Warszawa 

2. Administrator zapewnia kontakt we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem poprzez adres email: pdc@dealavo.com lub pisemnie na adres korespondencyjny administratora. 

3. Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e Rodo 3w związku z przepisami dyrektywy UE 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. 

4. Pani/ Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. 

5. Administrator zapewnia poufność Pani/ Pana danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane osobowe mogą być udostępnione w razie uzasadnionej potrzeby lub przekazywane organom publicznym, które na podstawie obowiązujących przepisów prawa mogą żądać wydania danych osobowych, np. prokuratura, sądy. 

6. Posiada Pani/ Pan prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/ Panu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. 

7. Przysługuje Pani/ Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/ Pan, iż przetwarzanie danych osobowych przez Administratora narusza przepisy prawa, w tym Rodo. 

……………………………………………………………………… 

(data i czytelny podpis osoby dokonującej zgłoszenia) 

Załącznik nr 3. Rejestr zgłoszeń w Dealavo Sp. z o.o.

Rejestr zgłoszeń w Dealavo Sp. z o.o.

Nr	Data wpływu zgłoszenia	Dane osoby dokonującej zgłoszenia	Przedmiot zgłoszenia	Dział/ osoba, której dotyczy zgłoszenie	Data potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia	Data przekazania informacji zwrotnej	Działania następcze	Załączniki do zgłoszenia/ uwagi